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Aviso: Organizar é um acto político. Uma reunião não pode ser reduzida a uma checklist. Contudo, esta lista pode ajudar com a logística e talvez servir de lembrete para algumas componentes chave para organizar a reunião.
Antes da reunião
⎕ A reunião é anunciada, o que significa que é publicitada ( através do website do grupo, newsletter, página de Facebook, etc…) ou que os membros do grupo são informados (através da mailing list, emails individuais, telefone, SMS, WhatsApp/Telegram/grupo SIgnal, etc…)
⎕ O local da reunião está confirmado.
⎕ Temos tudo o que é necessário para a reunião.
⎕ Projector.
⎕ Ecrã para projecção.
⎕ Sistema de som.
⎕ Computador.
⎕ Ligação Internet.
⎕ Quadro branco.
⎕ Marcadores para quadro.
⎕ Bloco de flipchart.
⎕ Papéis.
⎕ Sei quantas pessoas esperar.
⎕ Li as actas da reunião anterior para assuntos e tarefas pendentes, feedbacks necessários e próximos eventos e tarefas.
⎕ Preparei uma agenda de reunião provisória.
⎕ Sei quem irá facilitar a reunião.
⎕ Os facilitadores desenvolveram ferramentas para facilitar processo de decisão colectivo.
⎕ Os participantes conhecem a agenda da reunião ou pelo menos os objectivos da reunião.
⎕ Conheço a atitude/política/decisão do grupo acerca da moderação progressiva.
⎕ Sei quando a reunião deve acabar.
Durante a reunião
⎕ Os participantes conhecem-se uns aos outros ou pelo menos os organizadores da reunião.
⎕ Os participantes conhecem os sinais de mão que podem ser usados durante a reunião.
⎕ A agenda da reunião é anunciada.
⎕ Há um facilitador (quer decidido no momento, ou anunciado se previamente decidido).
⎕ Todos devem saber quando a reunião deve acabar.
⎕ Actas de reunião estão a ser escritas.
⎕ Garantimos que toda a gente participa (Moderação progressiva? Recém-chegados?)
⎕ Cronometramos os tópicos cuidadosamente de forma a não apressar assuntos potencialmente importantes.
⎕ Certificamo-nos que as tarefas são entregues a pessoas.
⎕ Garantimos que as tarefas tenham prazos de conclusão.
⎕ Sabemos quando e onde a próxima reunião será – caso exista.
Após a reunião
⎕ Limpamos o espaço de reunião.
⎕ Devolvemos qualquer material emprestado.
⎕ As actas da reunião e decisões são partilhadas com o grupo/organizadores.