A versão PDF deste guião, preparado pelo Climáximo, está disponível aqui. Se desejares fazer download, toma atenção ao número da versão pois poderemos actualizar os ficheiros posteriormente.
Antes da reunião
⎕ Conheço os tópicos e a agenda da reunião.
⎕ Sei quão detalhadas devem ser as actas: só as decisões e a informação, ou todas as discussões? (no último caso pode ser melhor ter mais do que uma pessoa a tomar notas.)
⎕ Sei se há um processo de validação: as notas devem ser aprovadas ou modificadas antes de finalizadas?
⎕ Sei qual é a data limite para entregar a acta.
⎕ Sei para onde enviar a acta.
Durante a reunião
⎕ Tomei nota das presenças (se necessário).
⎕ Estruturei as notas como tópicos e subtópicos.
⎕ Interrompo a discussão se estava demasiado rápida para tomar notas.
⎕ No caso do leitor ter que fazer algo, escrevi AGIR (bold e em maiúsculas) seguido da descrição da acção necessária.
Exemplo: ”AGIR: Toda a gente preencha este formulário [link] até segunda-feira.”
⎕ Para tarefas específicas, escrevi o nome da pessoa a bold.
Exemplo: ”Na terça-feira teremos treino de acção. O Ernesto vai preparar o conteúdo.”
Depois da reunião
⎕ Formatei e organizei as notas de forma a que as pessoas que não estiveram presentes na reunião percebam o resumo.
⎕ No início da acta criei uma secção CHAVE onde compilei a lista de tarefas por pessoa.
Exemplo:
“CHAVE
Vladimir: escrever a proposta de comunicado de imprensa.
Rosa: preparar o discurso para a acção de quarta-feira e imprimir panfletos.
Ernesto: preparar o treino de acção, marcar a presença na clínica.
etc.”
⎕ Enviei a acta ou comecei o processo de validação da mesma.
⎕ Se houver um processo de validação: actualizei o ficheiro e enviei a versão final.